幫大家e起來-提升NPO的運作資訊化
事件：為NPO架設網站及管理系統、建置數位公益村
對象：台灣NPO團體
打開資訊科技大門，立會進入一個新世界！喜瑪拉雅基金會在IT發展趨勢下，看到台灣NPO的新希望，於是全力鼓吹、盡力引導。
人類文明進程裡，資訊科技堪稱一個重要里程碑。如同工業革命大幅改變人們生產、生活方式，資訊科技也帶來顛覆性的改革。喜瑪拉雅基金會體認到此，視它為提升台灣NPO的利器。
基金會一向秉持「運用新方法，解決老問題」，公益團體面對千奇百怪的社會問題，還得幫忙解決，亟需有效的輔助工具。
資訊科技能勝任這個救火隊角色，唯一問題是如何將它融入NPO領域，進而發揮功效。
為測試資訊科技用於NPO的可行性，喜瑪拉雅邀請10家社福機構，一起來做實驗。經過一番討論，選定了兩個主題。
一是模擬接案窗口。個人或家庭遇上困難，有時不知向誰求助？可否在網路上開個窗口，讓人上網表達問題和需求，就有機制給予回應，指點甚至通知合適的機構相助？
二是轉介服務。轉介在社福界很常見，社福機構的服務項目不同，但個案可能有多種需求，這時就得商請其他機構幫忙。傳統做法是填寫轉介表寄給對方，需時數日。後來發展成傳真，但因表內有個資，須小心處理，所以要先打電話通知對方，費事又耗時。若以電腦網路作業取代，包括安全性、傳送的品質與效率，會否更好？
測試資訊科技的功能
喜瑪拉雅在網站上設了模擬窗口，找人上去求助。另設計轉介的模擬情境，10家輪流發送、回應資料，並記錄發送及回應的時間。
經過2～3個月實驗，證實資訊科技在這部分確實有效；無論接案窗口或轉介管道，技術上都沒問題，回應也很迅速。
這樣的成果，最終提供給社福界，期能激發新的思考。
還有一項嘗試，是幫社福機構設計資訊管理系統。
曾任職社福界的高永興，非常了解箇中關卡。他描述：「某機構想將受虐兒轉介到南投，必須翻閱資源手冊，尋找南投的兒童保護機構。但國內沒有完整的手冊，台北市、高雄市、省政府各出了一本，都很厚，每次得翻閱半天。好不容易找到，打電話過去，往往已經關門或搬家了。」
資訊管理系統輸入1千多筆社福機構資料，放在網站供人搜尋、下載，且每半年更新檔案，自是便捷許多。
顯而易見，資訊科技確有助於NPO發展，甚至可謂關鍵性利器。
簡化流程、提升效能，只是技術面的優點。更深層的意義是，它能將NPO的理念價值，傳遞得更遠；也能將該領域的資訊，整理、保存得更周全。
然而，NPO可有這份體認？願意學習陌生新技能嗎？另方面，跨入資訊科技，有技術、經費上的門檻，NPO如何突破？
幸好，NPO對資訊科技的興趣，在台灣公益資訊中心做出成績後，明顯展現。多家NPO向喜瑪拉雅請益，探詢建構自家網站、內部管理系統的可能性。
高永興透露，即使NPO有心擁抱資訊科技，市場上卻買不到合適軟體。開發軟體的成本很高，而NPO市場有限，軟體公司多不願開發。為此，喜瑪想要自行設計NPO軟體，然後廉價賣給NPO團體。
高永興曾寫了一套軟體，壓了1千份光碟，委託社工專協發送。公益團體只要寄100元給社工專協，就會收到免費軟體。不過，NPO類型眾多，需求五花八門，許多單位需要客製化處理，就託喜瑪拉雅代勞。
開發NPO專用軟體
負責IT的沈聖書記得，最早的「客戶」是傑出人才基金會、罕見疾病基金會和婦女權益發展委員會。
傑出人才基金會的董事有張忠謀、蕭萬長、李遠哲等名人，沈聖書去開會，放眼一看，一屋子「星光熠熠」。幫忙建立會務管理系統後，收到傑出人才的感謝狀，謝謝喜瑪拉雅無償付出。後又受託建置了網站。
其他像富邦慈善／文教基金會、北市生命線、兒福聯盟、中華聯勸協會、國家文藝基金會等，也陸續來委託。
網站部分，沈聖書逐漸歸納出NPO團體的特性，研發出一套模組─公益團體網站建置系統（NPO web）。它簡單好用、易於維護，即使沒有資訊背景，只要會用Word／Excell，就可自行進行操作、更新資料。NPO想做一些倡議、宣導，或現況展示，都不成問題。
內部管理系統，就複雜得多。相較於商業體系不外CRM、ERP等，加上一套財務管理，公益體系的內部管理，堪稱千變萬化。
「要做好NPO系統，必須投入很多時間，全盤了解他們運作的方式、制度、流程。過程很辛苦，所以工程師是否具熱情，非常重要。但最後做出來，會很有成就感。」沈聖書說。
他舉傑出人才基金會為例，建置的是補助案管理系統。學生填寫申請表，寄給審核的教授群；然而許多教授較年長，不會用e-mail，所以必須增加一項與傳真結合的功能。教授們回覆後，又得將審核結果集中到管理系統。簡言之，自動化之後離線，然後又回到自動化。經過一番努力，總算未負所託。
再如北市生命線的管理系統，志工人數多，排班、計點、請假、代班等，細節很多，相當複雜。但這些都可克服，唯自殺防治中心的特殊需求，讓沈大傷腦筋。
「接電話房間內有個按鈕，志工遇緊急狀況按下，房外的燈開始閃動，外面的人會趕緊追查來電者。但這些想自殺的人去電，可能每次報的名字不同，因此生命線希望加入聲紋辨識系統。」最後是微軟協助解決了這項需求。
結合眾智與眾志
累積幫助NPO團體e化的經驗，喜瑪拉雅於2003年，成立「NPO資訊服務中心」。當時「社會企業」概念傳入國內，以企業營運模式賺取合理利潤，而後回饋到公益領域的新思維，逐漸有人接納。
腳步向來超前的喜瑪拉雅，決定將之落實；服務中心招募了一批資訊專業人員，以技術輸出模式，專門幫助NPO 團體e化。
此時的資訊服務內容，愈益豐富、成熟，除了建置網站、建立內部管理系統，更針對NPO會務，細分出捐款／捐物、個案、志工、會員、活動等管理系統。
一年後，有鑑於服務中心多少有收費，與非營利性質的基金會有別，於是分立出來，成立「網軟」公司。
喜瑪拉雅推廣資訊科技不遺餘力，除獨力操作，也與其他單位合作。例如，2003年與台北市政府、聯合勸募、惠普科技，合辦「數位公益村（NPO Digital Village）」。
惠普科技公關部劉露霞協理，對這段合作記憶猶新，「2002年惠普總公司在全球推『數位村計畫（Digital Village Program）』，旨在縮短數位落差。但這只是大方向，各國必須自行發展內容。我聽說台灣NPO使用IT的能力偏弱，便朝這方向著手。」
惠普先找了合作夥伴─喜瑪拉雅、聯合勸募，經過討論，確定公益團體e化的瓶頸是：電腦硬體及軟體設施老舊、缺乏架設網站的技術，及欠缺資訊專業人員。於是決定架設一個公益團體資訊化平台，透過精簡型電腦，幫助公益團體降低資訊化成本，減低門檻障礙。這個平台就叫「數位公益村」。
做法也討論出來了──尋覓一塊公用場地，安放電腦相關設備，提供公益團體免費使用，並支援技術人員。
團隊找上台北市政府研考會，獲得首肯。最後的分工為：市政府提供場地和網路，惠普供應硬體和軟體，喜瑪拉雅、聯合勸募負責主持整個計畫、擔任NPO窗口，及現場規劃和管理。
2003年6月26日，馬英九市長親自主持啟動儀式，亞洲第一座專為公益團體設立的電腦中心正式上路。
方便、安全、免費
這座位於市政大廳的玻璃屋，面積約6米見方，設備包括：16台精簡型電腦（Thin Client）、黑白／彩色印表機、掃描器、影印機，及液晶投影機。另有兩台主機，放在市府機房。所有設備皆可讓公益團體免費使用。
整個硬體架構的設計，以「分享極大化、管理最小化」為核心。由於有心減少公益團體負擔，所以設計出「遠端支援」模式。
高永興解釋，「所謂精簡型電腦，就是電腦裡沒有硬碟，也沒有軟體。它們一開機就連上網路，從主機將檔案和軟體叫下來使用。這樣的電腦，價格便宜、容易管理和維護、幾乎不會中毒或當機。」公益團體可現場使用，也可借回辦公室使用；即使在其他縣市，也可使用台北主機的資源，非常方便。
這種設計在當時堪稱先進，其實也可稱為「小雲端」，與10年後大紅的「雲端」概念相符。但也因太先進，高永興坦言，當年的接受度不高。「自家個案、資料，擺在公用主機裡，很多NPO覺得不放心。這是個大瓶頸。現在大家較易接受雲端概念，但在當時太早了。」
伴隨「數位公益村」的建置，還規劃了相關活動。
2003年，邀請3家NPO，各自選定主題，進行資訊化實驗。
荒野保護協會志工製作「台北市綠色生活地圖」，公益村提供免費軟硬體設備，並協助建置資料庫與上傳網頁。
兒福聯盟原有的軟硬體疊床架屋、整合困難，基金會考慮以Thin Client取代。於是試用公益村的免費軟硬體，作為評估依據。
乳癌病友協會進行「NBCA 行動辦公室專案」，透過公益村的免費軟硬體，會員無論在辦公室、家中或學校，都能以網路存取協會資料。
培訓課程時髦又實用
此外，為讓公益團體嫻熟運用電腦設備，公益村開設免費培訓課程。2003年，開辦基礎課程「如何e化文件」，教導學員將平面資料，主要是活動照片與新聞稿，製作成數位檔案，儲存於網站相片空間，或燒成光碟保存。
2004年，續開進階課程，包括：「網站設計工作坊」、「資訊安全的災難預防與備援方案」、「數位攝影的多元應用」、「文宣品e起來—如何製作電子書」、「無障礙網頁就從公益網站開始」、「開放空間會議──公益團體在資訊時代的機會與挑戰」。
2006年，又開辦10場，包括：「組織之內部／知識管理」、「數位課程／活動之製作」、「超快速e-learning數位課程製作」、「網站建置基礎教學」、「網站建置進階教學」、「公益團體如何運用藍海策略」、「公益團體e化新選擇──漫談自由軟體導入個人工作流程」、「如何保護兒童及青少年上網安全」、「我的機器被入侵」、「無障礙網頁概念」。
從基本操作，到IT時代新觀念，課程內容時髦又實用，很受歡迎。
2004年5月，曾與亞洲基金會（CAFO）合辦「台灣非營利組織資訊科技運用研討會」。這是為期兩天的大型會議，邀請22位講員發表演說、分享案例，宣揚e化的優點與必要性。
公益數位村營運到2006年底，經評估再發揮的功效有限，決定結案。
從獨立作業到結合資源，喜瑪拉雅在資訊科技世界，看到NPO未來的希望，也試圖將這道光芒帶進NPO領域。無論成敗得失、效果大小，總是盡了心盡了力。
副研究員邱淑絹說，每次協助架設網站，或開發出新軟體，喜瑪拉雅都會附帶訓練課程，幫助使用團體熟悉操作。有次她負責示範，下課後醫改會的人特地跑來，鄭重致謝之餘，還要她回去轉告，喜瑪拉雅做的這些事，NPO團體點滴在心。
